Сколько стоит автоматизация: из чего складывается бюджет проекта

Сергей руководит небольшой транспортной компанией и хочет, чтобы заявки от клиентов сами попадали в CRM, а оттуда в учёт. Он разослал задачу трём подрядчикам и получил три предложения: 90 тысяч, 400 тысяч и 1,2 миллиона. Задача одна, разница в тринадцать раз. Кто-то ошибся? Скорее всего, нет: просто каждый посчитал свой объём работ.

Короткий ответ: бюджет складывается из работы подрядчика, платежей сервисам и сопровождения после запуска. Сравнивать предложения можно только тогда, когда видно, что входит в каждую часть. Хороший ориентир дают команды, для которых автоматизация процессов — основная работа и которые публикуют цены по этапам: у них видно и стартовые суммы, и то, что оплачивается отдельно.

Две части одного счёта

Первое, что стоит разделить, — работу и подписки. Работа оплачивается подрядчику: разбор процесса, настройка, интеграции, перенос данных, тесты. Подписки идут сервисам напрямую и не заканчиваются после запуска. Это лицензии CRM, сервер, домен, расходы на нейросеть по тарифу сервиса. Даже аналитика не всегда бесплатна: в DataLens одно рабочее место не тарифицируется, но если мест два и больше, каждое стоит 990 ₽ в месяц. Предложение за 90 тысяч у Сергея, скорее всего, просто не включало ни одной подписки.

Что двигает цену работы

Внутри работы стоимость зависит от нескольких вещей. Число процессов и ролей: одна воронка продаж и склад с тремя сменами — разные проекты. Готовая система или своя разработка: настройка коробки почти всегда дешевле. Интеграции: каждая связка двух сервисов добавляет сумму, а обмен в обе стороны, сервисы без документации и работа в реальном времени её увеличивают. Перенос данных: сколько старых сделок и справочников придётся перенести и почистить. Отдельно стоит надёжность. Очереди, повторы, мониторинг и резервные копии требуют времени, но без них интеграция ломается тихо. Срочность тоже стоит денег, потому что сжатые сроки означают больше людей одновременно.

Ориентиры в рублях

Чтобы цифры не висели в воздухе, полезно знать рыночные стартовые точки. На sverdlov.pro они опубликованы открыто: внедрение CRM — от 120 000 ₽ за проект, API-интеграции — от 29 000 ₽, автоматизация процессов с разбором — от 460 000 ₽. В минимальную цену интеграции входит одна связка двух сервисов с понятным API. Лицензии систем там тоже вынесены отдельно. Слово «от» здесь важно: это нижняя граница, а не обещание.

Как платить, чтобы не переплатить

Большой бюджет страшен, когда его платят вслепую. Безопаснее идти по шагам. Сначала аудит с фиксированной ценой, которую называют до начала. Затем пилот, результат которого — цифры «до» и «после». Дальше внедрение этапами: цена каждого фиксируется заранее, а оплата идёт после приёмки предыдущего. Сопровождение после запуска обычно оформляют абонементом. При такой схеме цена может вырасти, только если вы сами решите добавить задачи, которых не было в смете.

Как сравнить три предложения

Вернёмся к трём письмам на столе. Чтобы их сравнить, попросите каждого подрядчика расписать одно и то же: какие интеграции входят, переносятся ли старые данные, какие подписки оплачиваете вы, сколько длится поддержка после запуска и по каким признакам работа считается принятой. Предложение, где на эти вопросы нет ответов, дешёвое только на бумаге.

Сергей так и сделал. Выяснилось, что самый дешёвый вариант не включал связь с учётной системой и перенос клиентской базы, а самый дорогой предлагал собственную разработку там, где хватало готовой CRM. Он выбрал средний, начав с аудита, и теперь заранее знает, сколько стоит каждый следующий этап.